Urząd Gminy

Nowosolna

Umiejscowienie zagranicznych aktów stanu cywilnego w polskim rejestrze

(transkrypcja, rejestracja, odtworzenie)

Edycja nr 3

Z dnia 18 sierpnia 2021 roku

 

Podstawa prawna:

  • ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 709),
  • ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r., poz.735)

·  Konwencja nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 roku (Dz. U. Nr 166, poz.1735)

·  ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (Dz.U.2019, poz.860)

 

Miejsce załatwienia sprawy:

 

Łódź, Rynek Nowosolna 1, Urząd Stanu Cywilnego, II piętro pokój nr. 16, tel. (42) 616-45-26.

 

 

Sposób załatwienia sprawy:

Umiejscowienie w rejestrze stanu cywilnego zdarzeń dotyczących urodzeń, małżeństw i zgonów, sporządzonych za granicą:

1. Rejestracja –  Szwecja, Norwegia, Finlandia

  • urodzenia albo zgonu, które nastąpiły poza granicami RP i nie zostały tam zarejestrowane,
    urodzenia, małżeństwa albo zgonu, które nastąpiły poza granicami RP, jeżeli w państwie urodzenia, małżeństwa albo zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego.

2. Transkrypcja

  • urodzenia, małżeństwa albo zgonu – wierne i literalne przeniesienie treści dokumentu zagranicznego, będącego dowodem zdarzenia i jego rejestracji w zagranicznym USC

3. Odtworzenie

  • zagraniczny dokument stanu cywilnego według prawa miejsca sporządzenia stanowi akt urodzenia, małżeństwa albo zgonu, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami.

Podanie składa się do wybranego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju.

  • Wniosek może złożyć:
    • osoba, której akt dotyczy,
    • przedstawiciel ustawowy, osoby której akt dotyczy,
    • osoba posiadająca interes prawny,
    • osoba wykazująca interes faktyczny przy wpisaniu aktu zgonu.
  • Wniosek może złożyć obywatel polski oraz cudzoziemiec, jednak transkrypcja zagranicznego aktu jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego posiada wcześniejsze akty stanu cywilnego sporządzone na terytorium RP i ubiega się o polski dokument tożsamości lub o nadanie nr PESEL.

Dokumenty zagraniczne mogą zawierać mniej danych niż wymagają tego przepisy prawa polskiego, dlatego istnieje możliwość dokonania (na wniosek stron) dodatkowo:

  • uzupełnienia
  • sprostowania

Generują się wówczas dodatkowe opłaty skarbowe, gdyż stawka za dokonanie czynności sprostowania lub uzupełnienia wynosi 39 zł, zgodnie z obowiązującą tabelą opłat skarbowych.

Informacje uzupełniające

  • Ocena indywidualna każdej sprawy może spowodować konieczność zebrania szerszego materiału.
  • Dokumenty zagraniczne dotyczące obywateli polskich mogą zawierać dane w pisowni odbiegającej od reguł pisowni polskiej, dlatego na wniosek osoby, której akt dotyczy można dostosować pisownię, uwzględniając znaki diakrytyczne, odmianę przymiotnikową rodzaju męskiego i żeńskiego.
  • Jeżeli w zagranicznym akcie małżeństwa nie ma zapisu o nazwiskach małżonków noszonych po ślubie oraz nazwisk dzieci zrodzonych z małżeństwa to małżonkowie (obywatele polscy oraz cudzoziemcy) mogą złożyć takie oświadczenia wraz z wnioskiem o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa.
  • Oświadczenie w zakresie nazwisk można składać:
    • wraz z wnioskiem lub w każdym czasie do protokołu przed Kierownikiem USC, który sporządza w rejestrze akt na podstawie dokumentu zagranicznego.

 

 

Rodzaj opłaty

Wysokość opłaty

Opłata skarbowa wnoszona przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu zagranicznego – po dokonaniu czynności wydany zostaje odpis zupełny aktu

50 zł

Opłata skarbowa wnoszona przy składaniu wniosku o odtworzenie aktu zagranicznego – po dokonaniu czynności wydany zostaje odpis zupełny aktu

39 zł

Opłata skarbowa wnoszona przy składaniu wniosku o rejestrację aktu zagranicznego – po dokonaniu czynności wydany zostaje odpis zupełny aktu

39 zł

    Wszystkie należności z tytułu podatków i opłat należy wpłacać na konto Urzędu Gminy Nowosolna  
w banku:

Bank Spółdzielczy w Andrespolu Oddział Nowosolna 

Numer konta 50 8781 0006 0030 0588 2000 0020

Dla wpłat dokonywanych z zagranicy:
IBAN:PL 50 8781 0006 0030 0588 2000 0020
SWIFT: POLUPLPR 50 8781 0006 0030 0588 2000 0020

 

Wymagane dokumenty

Podanie o sporządzenie w rejestrze stanu cywilnego aktu stanu cywilnego na podstawie dokumentów zagranicznych potwierdzających zdarzenie, mające miejsce za granicą.

Podanie składa się:

  • osobiście
  • korespondencyjnie
  • za pośrednictwem konsula ze wskazaniem wybranego kierownika USC:
    • w sprawie transkrypcji i odtworzenia aktów:
      • urodzeń
      • małżeństw
      • albo zgonów
    • w sprawie rejestracji tylko w przypadku aktów:
      • urodzeń
      • zgonów
  • za pośrednictwem pełnomocnika (opłata za pełnomocnictwo wynosi 17 zł, chyba że udzielone zostanie m.in. małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu (...), zgodnie z tabelą opłat skarbowych – część IV załącznik do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej).
  • elektronicznie - podania przesłanego w postaci elektronicznej (art.63§3a kpa)
    • opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym
    • przez ePUAP - elektroniczną skrzynkę podawczą UMŁ znajdującą się na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej ePUAP (Uwaga! Podanie złożone w formie elektronicznej bez dokumentów oryginalnych będzie zawierało braki formalne).

Wraz z podaniem należy złożyć:

  • Oryginalny dokument zagraniczny
  • Urzędowe tłumaczenie dokumentu zagranicznego (w przypadku, gdy dokument nie jest wydany na druku wielojęzycznym)

Dokumenty w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

  • Tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości
  • Tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich UE lub EOG (Europejski Obszar Gospodarczy)
  • Konsula
  • Tłumacza w państwie przyjmującym, ale poświadczenia takiego dokumentu dokonuje konsul
  • Dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski
  • Konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP

Dokumenty zagraniczne zgodnie z konwencją nr 16 wydane przez urzędy państw członkowskich UE mogą być przedkładane na drukach wielojęzycznych bez konieczności ich tłumaczenia.

 

Termin realizacji

Bez zbędnej zwłoki

Umiejscowienie w rejestrze aktu zagranicznego (rejestracja, transkrypcja, odtworzenie) następuje w formie czynności materialno-technicznej po skompletowaniu wszystkich niezbędnych dokumentów.